呼和浩特民族学院印信使用管理办法（修订）

为进一步规范办事程序，提高工作效率，避免和减少用印带来的工作失误，保证学校公务活动的顺利进行，维护学校印章和介绍信的严肃性、规范性和有效性，根据《皇冠体育各级党组织印章问题的规定》（中办发[1983]37号）、《国务院皇冠体育国家行政机关和企业、事业单位社会团体印章管理的规定》（国发[1999]25号），特制定本办法。

总 则

学校印信是学院职权的合法代表，具有标志作用、法律作用和凭证作用。各党总支、各部门印章和冠以“呼和浩特民族学院”字样的各种业务专用章均采取集中与分散相结合的管理办法，由党政办公室审核，统一刻制，各使用单位负责管理。

第一章 学校各类印章的规格、样式

第一条 “中国共产党呼和浩特民族学院委员会”印章为圆形，直径四点五公分，铜质，“呼和浩特民族学院”印章为圆形，直径四点五公分，铜质，“均由自治区人民政府办公厅统一审核刻制。

第二条 学校各党总支、各部门或相应同级机构（处级）的印章为圆形，直径四点二公分，铜质。

第三条 科级印章为圆形，直径四点零公分，铜质。各部门下属科室或相应同级机构（科级）、办公室、所、中心、教研室等一般不刻章，如特殊需要刻章的，应为椭圆形，仅供校内联系业务使用。根据实际工作需要,学校为各学院团总支、学工办统一刻制印章一枚。

第四条 学校党委及党务部门印章中央刊党徽，学校各类行政印章中央刊五角星，印章印文均为蒙汉两种文字，蒙文为印刷体，汉文为宋体，排列以党徽或五角星中心线为界，印模左边为蒙文，右边为汉文，自左向右环形排列。其中行政印章印模五角星正下方排列部门名称，蒙文在上，汉文在下。印模正下方边缘排列由呼和浩特市公安局统一编号、核发的防伪编码。

第二章 学院各类印章的刻制

呼和浩特民族学院各单位公章，均由党政办公室统一刻制，各单位不得私自刻制。

第五条 经学校批准成立的机构，须持相应文件并填写《呼和浩特民族学院印章刻制申请表》（见附表1）及机构名称的蒙文翻译，到党政办公室办理有关印章刻制手续。党务部门印章名称为“中国共产党呼和浩特民族学院×××”（简称“中共呼和浩特民族学院×××”，其中，党总支印章名称为“中共呼和浩特民族学院×××总支部委员会”），各学院、各部门行政印章名称为“呼和浩特民族学院×××”。印章刻好后，由党政办公室留存印模、登记启用后，新设机构印章即可启用。

　　第六条 不属于学校会议通过的机构制章，或因工作需要刻制有关业务专用章的，需填写《呼和浩特民族学院印章刻制申请表》，详细阐明刻制印章理由，由部门主要负责人签字后，报党政办公室。经办公室主任审核，书记或校长阅签后由党政办公室统一刻制。

　　第七条 各部门印章因长时间使用字迹模糊或因机构更改名称，需重新刻章的，应填写《呼和浩特民族学院印章刻制申请表》（附机构更改批文），报党政办公室。新印章刻好后，各使用单位以旧换新，旧印章由党政办公室验收并留存印模，同时登记旧印章和新印章废止启用时间。

第八条 对未经学校和公安机关批准，擅自刻制印章者，给予行政处分，并收缴其非法刻制的印章；对伪造印章者，没收其伪造的印章，并视情节轻重，给予行政处分，直至追究法律责任。

第三章　学校各类印章的管理

　　第九条 学校党委印章、书记手章由党政办公室指定专人负责保管。学校钢印、红印、校长手章由党政办公室指定专人负责保管。学校各单位印章应安排坚持原则、办事公正、保密意识强、对工作认真负责、有高度组织纪律性的办公室工作人员使用和管理。

第十条 学校各类印章监印人必须亲自用印。用印前必须查证各级用印负责人的审批意见，审查用印文件的内容、格式，无误后方可用印。用印时要求图章清晰、端正、位置适当（一般应盖在文件的落款与日期之间，骑年压月处）。

第十一条 监印人应增强保密意识，严格遵守有关保密制度，对不便于公开的用印内容要做到严格保密。

第十二条 印章管理人员须妥善保管印章，单位印章不能携带出办公室。如遇特殊情况需带出办公室使用的，须经单位负责人同意，并指定专人负责。

第十三条 凡单位撤销或作废的印章，必须由被撤销单位或使用单位交到党政办公室封存（留存印模，登记废止时间），无保存必要时由党政办公室统一销毁。

第十四条 印章丢失，须及时向党政办公室报告，登报声明作废。丢失印章和违反规定使用印章，应追究单位主要负责人和保管人员的责任。

第四章　学校各类印章的使用

第十五条 除学校正式印制的介绍信和编号的红头文件用印不需要登记外，各部门及个人因公务需要使用学校印章的，均需填写《呼和浩特民族学院用印审批登记表》（见附表2），视用印事由，经逐级审批后到党政办公室加盖印章。不涉及学校重大问题的一般性证明和介绍信等用印，可到党政办公室直接办理。

（一）以学校名义签定的合同、协议等，须经院主要领导签批后，方可加盖校印。

（二）各类奖状、荣誉证书等经学校有关部门或委员会审核通过，并向党政办公室提供获奖单位、个人名单后，方可加盖印章。各类奖状、荣誉证书丢失后不予补办。

（三）科研项目申请书、鉴定证书、科技成果报送等用印，由科技处负责人签字、盖章，分管校长批准并附明细材料后到党政办公室加盖校印。

（四）各类财务统计、预决算报表，各种涉外财务检查、报告、结论等，由财务处主管负责人签字并经分管校领导审核后，到党政办公室加盖校印。

（五）校内各部门定期或不定期报表用印，由单位主要负责人审签后到党政办公室加盖校印。

（六）凡涉及外事工作，包括自费出国留学、探亲、参会等，除单位领导签署意见外，并报请分管校领导签批，方可加盖校印。

（七）学生办理出国、留学手续的各类材料用印，毕业生须持有效证件（毕业证书、学位证书原件）到学校档案室提取在校成绩单复印件、学历证明等，并加盖档案室印章，方可加盖校印。

（八）高等学校学生转学申请表，个人报奖等用印，由单位主要负责人审签，报请分管校领导批准后，方可加盖校印。

（九）校内教职工办理住房公积金贷款，需在《职工个人住房公积金担保贷款申请审批书》、《保证担保承诺书》上加盖校印的，应先到人事处办理工资证明等相关手续并如实填写表内信息，由人事部门负责人签字后，到党政办公室办理。校内教职工支取住房公积金，需在《住房公积金支取申请书》上加盖校印的，应先到财务处办理相关用印手续，并将表中信息填写清楚，由财务部门负责人签字后，到党政办公室办理。

（十）临时机构需用校印代替时，应由机构负责人审签和分管校领导签批。

（十一）一般情况下党政印鉴不准互相代用，特殊情况应征得学校主要负责人的同意。

（十二）凡因工作需要使用书记或校长手章的，须经书记或校长本人圈阅批示后，党政办公室方可用印。

第十六条 学校各类证件、证书用印，由承办单位填写《呼和浩特民族学院用印审批登记表》并附明细材料派专人到党政办公室办理（各类证件、证书的内容应机打或用黑色碳素笔、蓝黑色钢笔填写）。

（一）各类证书的用印。

1．毕业证、肄业证、结业证、学习证明书应由教务处主要负责人在所附学生名册(包括学生姓名、学号、学院、专业、证号、生源地等)上签字盖章后，报党政办公室，党政办公室按学生名册人数确定无误方可盖章，此用印不对个人。

2．《高等学校毕业生登记表》用印，各学院要组织学生以班为单位如实填写表中个人信息，班主任应本着对学校和学生高度负责的态度认真填写学生毕业鉴定并签字后，由各学院填写“呼和浩特民族学院用印审批表”并派专人到党政办公室统一用印，用印人员统一审核，在“学校组织意见”栏内加盖学校印章。对缺少相关手续、信息填写不全、无照片等情况的《高等学校毕业生登记表》，不予用印，用印不对学生个人。

3．学生证用印，各学院应组织学生以班为单位按照教务处提供的学生名册认真、详细、如实填写证内信息后，由学生处派专人持学生名册统一到党政办公室办理，用印不对学生个人。

4．为保证相关单位其它日常工作的正常进行，在毕业证、学生证等集中办理时间过后，因故未办理的证件，由各学院开具证明派专人到教务处、学生处办理后，于每周二、周五上午到党政办公室用印。

（二）所有各类学生证中“乘车区间”的内容应与生源地一致，如与生源地不同则需出示父母居住地或配偶居住地派出所或社区出具的证明，党政办公室存档备查。对信息不全、缺少照片或经核查与实际情况不符的证件一律不予办理。

（三）各承办单位要加强对学生毕业档案、学生证等的管理，指派专人负责上述工作，统一、如实填写证内（表内）各类信息，核查无误后派专人到党政办公室办理，对学生个人一律不予办理。毕业档案等应尽量避免多人管理，防止档案在交接过程中丢失。如学校盖章后的《高等学院毕业生登记表》、等丢失，原则上不予补办，确需补办的，需填写《呼和浩特民族学院用印审批登记表》，写明丢失原因，由各系盖章、负责人签字后派专人办理，用印不对学生个人；学生证的丢失补办应先登报挂失，然后由发证单位持本人挂失收据统一办理用印，对各学院或学生个人一律不予办理。

（四）学校举办的非学历教育，学生学习结业证件（结业证、写实性学习证明等）用印，分别由教务处负责审核，承办单位主要负责人审签并附学员或学生名单，派专人统一到党政办公室办理，党政办公室不直接为各办学单位办理结业证件。

（五）除上述证件外的工作证、离退休证、学生军训结业证等用印，由承办单位主要负责人审签并附教职工、学员或学生名单，派专人统一到党政办公室办理。工作证等丢失补办，申请人应填写《呼和浩特民族学院用印审批登记表》，写明丢失原因或情况,必要时应登报挂失。人事处重新审核编号并在《用印审批登记表》“相关职能部门负责人意见”栏签字、盖章后到党政办公室办理。

第十七条 各部门应建立用印登记制度，每次用印均要详细登记，以备查阅。印章管理人员必须认真负责，事关重大的工作用印时，应征得单位负责人同意，不得擅自用印。

第十八条 凡不符合上述手续和规定的，印章管理人员有权不予用印。如印章管理人员违反上述手续和规定私自用印的，一经发现视情节轻重给予批评教育、纪律处分直至追究法律责任。

第五章　介绍信、证明书使用规定

第十九条 学校及各学院、各部门介绍信、证明书等应由专人负责使用和管理。开具介绍信、证明书时须填写清楚，字迹工整，存根需记载开具证明人员的姓名、事由和时间等。

　　第二十条 校内各单位和教职工个人因公事或私事需开具学校介绍信或证明书（如出差、实习、调研等）的，应由所在单位先开具介绍信，经单位负责人签批后，到党政办公室换取学校介绍信或证明书。

第二十一条 对于事关重大的学校介绍信或证明书，除履行上述手续外，还须经党政办公室主任审核、校长签批。

第二十二条 学校介绍信、证明书不得邮寄，确需邮寄的要事先说明情况，征得学校同意后方可办理。学校一般不开具空白介绍信或证明书。特殊情况需要开具空白介绍信或证明书的，须经党政办公室主任审核、校长签批。

第二十三条 各单位不得为非本校人员办理介绍信、证明书。

第二十四条 学生在校证明、成绩单等应按照教务处规定的统一格式填写，各学院盖章后到教务处办理。学院不再出具相关证明。

第二十五条 各类介绍信、证明书存根要作为定期保管的文书档案，每年立卷归档以备查阅。

第二十六条 如有违反上述有关规定者，视情节轻重给予必要的批评教育或纪律处分。

第六章　学校组织机构代码证、法人证书、

法人身份证复印件的使用

第二十七条 校内各单位及个人因公务需要使用学校组织机构代码证、法人证书或法人身份证复印件的，须填写《呼和浩特民族学院组织机构代码证、法人证书（身份证）复印件使用申请表》（见附表3），逐级审批后，由党政办公室在复印件上注明用途并加盖公章方可使用。

第二十八条 学校组织机构代码证、法人证书（身份证）由党政办公室统一复印盖章方可使用。未注明用途加盖校印的上述复印件不得再行复印对外使用。

第二十九条 学校组织机构代码证、法人证书（身份证）复印件只作为学校对外办理相关业务时使用，原则上不提供给个人使用，确需使用时应报请校长签批。

附 则

第三十条 本办法适用于学校各党总支、各部门。

第三十一条原发相关文件同时废止

第三十二条 本办法自发布之日起施行，由党政办公室负责解释。

2021年3月14日